Mở quán trà sữa cần chuẩn bị gì?

Các hạng mục này liên kết chặt chẽ với nhau. Menu quyết định nguyên liệu và thiết bị; sản lượng dự kiến quyết định công suất máy; mức giá bán quyết định tỷ lệ giá vốn có thể chấp nhận; số đơn hàng quyết định số nhân sự; còn doanh thu dự kiến quyết định mức tiền thuê mà quán có thể chịu được.

Vì vậy, người mới không nên bắt đầu bằng việc tìm mặt bằng hoặc mua thiết bị. Trình tự hợp lý hơn là xác định mô hình, khảo sát thị trường, lập bài toán tài chính, tính điểm hòa vốn, chọn địa điểm, thiết kế công năng, chuẩn hóa sản phẩm, tuyển nhân sự và chạy thử trước khai trương.

Xác định mô hình kinh doanh và khách hàng mục tiêu

Chọn mô hình quán phù hợp với nguồn vốn

Mô hình kinh doanh quyết định gần như toàn bộ cấu trúc chi phí của quán. Hai cửa hàng cùng bán trà sữa nhưng một quầy mang đi và một quán có chỗ ngồi sẽ có mức đầu tư, nhân sự và cách vận hành rất khác nhau.

Quầy mang đi phù hợp với người có vốn hạn chế, muốn giảm chi phí mặt bằng, nội thất và nhân sự phục vụ. Mô hình này thường cần diện tích nhỏ, menu gọn và tốc độ pha chế nhanh. Tuy nhiên, doanh thu phụ thuộc nhiều vào vị trí, khả năng dừng xe, biển hiệu và lượng khách trong giờ cao điểm.

Quán có chỗ ngồi cần đầu tư thêm cho bàn ghế, điều hòa, ánh sáng, nhà vệ sinh, wifi và vệ sinh không gian. Mô hình này phù hợp với khách có nhu cầu học tập, làm việc hoặc gặp gỡ. Rủi ro phổ biến là quán đông người nhưng khách ngồi lâu, khiến số lượt quay vòng bàn thấp và doanh thu trên mỗi mét vuông không đạt kỳ vọng.

Mô hình kết hợp tại quán và giao hàng có khả năng tiếp cận nhiều khách hơn, nhưng quầy pha chế phải xử lý đồng thời đơn trực tiếp, đơn ứng dụng và đơn đặt qua mạng xã hội. Khi đó, khu đóng gói, hệ thống nhận đơn và quy trình đối soát phải được thiết kế ngay từ đầu.

Xác định nhóm khách hàng chính

Bạn không thể xây menu, định giá hay chọn mặt bằng nếu chưa biết mình phục vụ ai. Khách hàng mục tiêu nên được mô tả bằng các tiêu chí cụ thể:

• Độ tuổi

• Nghề nghiệp

• Khả năng chi trả

• Thời điểm mua

• Tần suất sử dụng

• Nhu cầu mua mang đi hay ngồi lại

• Kênh đặt hàng

• Nhóm đồ uống yêu thích

Học sinh thường nhạy cảm với giá và khuyến mãi. Sinh viên quan tâm đồng thời đến giá, wifi và không gian. Nhân viên văn phòng ưu tiên tốc độ, sự tiện lợi và giao hàng đúng giờ. Khách gia đình chú ý nhiều hơn đến vệ sinh, chất lượng nguyên liệu và sự đa dạng.

Một quán cố phục vụ tất cả nhóm khách thường dễ rơi vào tình trạng menu quá rộng, định vị không rõ và thông điệp truyền thông thiếu nhất quán.

Tự xây thương hiệu hay mua nhượng quyền

Tự xây thương hiệu giúp bạn chủ động về công thức, menu, giá bán, nguồn nguyên liệu và cách vận hành. Đổi lại, bạn phải tự phát triển sản phẩm, xây nhận diện, đào tạo nhân viên và hoàn thiện quy trình.

Nhượng quyền có thể giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị nhờ hệ thống có sẵn, nhưng thường phát sinh các khoản như phí nhượng quyền, phí quản lý, chi phí thiết kế bắt buộc và yêu cầu mua nguyên liệu chỉ định.

Trước khi chọn nhượng quyền, cần làm rõ:

• Tổng vốn đầu tư thực tế

• Phí định kỳ

• Chính sách khu vực

• Điều kiện mua nguyên liệu

• Biên lợi nhuận dự kiến

• Quyền điều chỉnh giá

• Điều kiện chấm dứt hợp đồng

Không nên chọn một thương hiệu chỉ vì nổi tiếng. Điều quan trọng là mô hình đó có phù hợp với thị trường địa phương và khả năng tài chính của bạn hay không.

Khảo sát thị trường và đối thủ trước khi đầu tư

Khảo sát nhu cầu thực tế trong khu vực

Một con đường đông người chưa chắc phù hợp để mở quán trà sữa. Bạn cần xác định xem lượng người qua lại có đúng với nhóm khách mục tiêu và có khả năng chuyển đổi thành đơn hàng hay không.

Nên khảo sát ở nhiều khung giờ:

• Buổi sáng

• Giờ trưa

• Sau giờ học

• Sau giờ làm

• Buổi tối

• Ngày thường

• Cuối tuần

Trong mỗi khung giờ, hãy ghi nhận số người đi qua, phương tiện di chuyển, khả năng dừng xe, số khách ghé quán tương tự, thời gian khách lưu lại và mức độ hoạt động của tài xế giao hàng.

Khảo sát trong một ngày thường không đủ. Một khu vực có thể đông vào cuối tuần nhưng vắng trong ngày thường, hoặc ngược lại.

Phân tích đối thủ trong bán kính phục vụ

Khảo sát đối thủ không chỉ để xem họ bán gì. Mục tiêu là hiểu mức giá thị trường, nhu cầu khách hàng và khoảng trống mà quán mới có thể khai thác.

Các thông tin nên thu thập gồm:

• Khoảng giá phổ biến

• Món bán nổi bật

• Chương trình khuyến mãi

• Lượng khách theo giờ

• Tỷ lệ khách mua mang đi

• Tốc độ phục vụ

• Không gian và trải nghiệm

• Đánh giá tích cực

• Phản hồi tiêu cực

• Mức độ hoạt động trên ứng dụng giao hàng

Khoảng trống thị trường có thể là trà đậm vị hơn, đồ uống ít ngọt, giá dễ tiếp cận, giao hàng nhanh, không gian học tập hoặc menu gọn nhưng chất lượng ổn định.

Xác định lợi thế cạnh tranh

Lợi thế cạnh tranh không cần quá phức tạp, nhưng phải rõ ràng và có thể duy trì.

Một số hướng định vị thực tế:

• Trà đậm vị, giảm ngọt

• Giá phù hợp học sinh, sinh viên

• Đồ uống giao nhanh cho văn phòng

• Không gian yên tĩnh để học tập

• Menu ít nhưng ổn định

• Topping làm mới mỗi ngày

• Dịch vụ nhanh trong giờ cao điểm

Không nên cùng lúc tuyên bố quán rẻ nhất, cao cấp nhất, nhiều món nhất và ngon nhất. Một định vị rõ sẽ giúp khách dễ ghi nhớ hơn.

Lập ngân sách đầu tư và chuẩn bị vốn lưu động

Phân biệt vốn đầu tư và vốn duy trì

Vốn mở quán gồm hai phần lớn:

• Vốn đầu tư ban đầu

• Vốn lưu động sau khai trương

Vốn đầu tư ban đầu dùng cho tiền cọc, sửa chữa, nội thất, thiết bị, nguyên liệu và marketing trước khi mở cửa.

Vốn lưu động dùng để trả tiền thuê, lương, điện nước, nhập hàng và quảng cáo khi doanh thu chưa ổn định.

Sai lầm phổ biến là dùng gần hết ngân sách cho mặt bằng và thiết bị, sau đó không còn tiền duy trì hoạt động trong những tháng đầu.

Các nhóm chi phí cần dự toán

Một ngân sách hoàn chỉnh nên bao gồm:

• Tiền cọc và tiền thuê trả trước

• Chi phí thiết kế, thi công

• Hệ thống điện nước

• Quầy pha chế

• Bàn ghế, điều hòa

• Biển hiệu

• Thiết bị pha chế

• Dụng cụ nhỏ

• Nguyên liệu ban đầu

• Bao bì

• Phần mềm bán hàng

• Camera, máy in

• Tuyển dụng, đào tạo

• Marketing khai trương

• Vốn lưu động

• Quỹ dự phòng

Không nên chỉ hỏi “mở quán cần bao nhiêu tiền” mà cần lập dự toán theo đúng mô hình và địa điểm cụ thể.

Ví dụ ngân sách cho quán nhỏ

Một quán diện tích khoảng 25-35m² có thể lập ngân sách minh họa như sau:

Đây là ví dụ để lập kế hoạch, không phải mức vốn cố định. Chi phí thực tế thay đổi theo địa phương, giá thuê, tình trạng mặt bằng và loại thiết bị.

Tính vốn lưu động

Có thể ước tính theo công thức:

Vốn lưu động = Chi phí cố định mỗi tháng × Số tháng dự phòng Ngân sách nhập hàng

Ví dụ, chi phí cố định mỗi tháng gồm:

• Tiền thuê: 18 triệu đồng

• Lương: 32 triệu đồng

• Điện nước, phần mềm: 8 triệu đồng

• Marketing: 5 triệu đồng

Tổng chi phí cố định là 63 triệu đồng. Nếu muốn dự phòng ba tháng, riêng phần chi phí cố định đã là:

63 triệu × 3 = 189 triệu đồng

Khoản này chưa bao gồm tiền nhập hàng theo sản lượng bán.

Trường hợp chỉ có 100 triệu đồng

Với khoảng 100 triệu đồng, bạn vẫn có thể bắt đầu nhưng nên chọn:

• Quầy mang đi

• Diện tích nhỏ

• Mặt bằng chi phí thấp

• Menu gọn

• Thiết bị vừa đủ

• Chủ quán trực tiếp vận hành

• Hạn chế trang trí

• Ít nhân viên

Không nên dùng toàn bộ 100 triệu đồng cho cọc, sửa chữa và máy móc. Nếu không còn vốn duy trì sau khai trương, quán rất dễ rơi vào tình trạng phải vay thêm hoặc đóng cửa sớm.

Tính điểm hòa vốn trước khi thuê mặt bằng

Xác định chi phí cố định và biến đổi

Chi phí cố định thường gồm:

• Tiền thuê

• Lương cố định

• Phần mềm

• Internet

• Khấu hao thiết bị

• Chi phí quản lý

Chi phí biến đổi theo từng ly gồm:

• Trà

• Sữa

• Đường

• Topping

• Đá

• Ly, nắp, ống hút

• Phí thanh toán

• Phí nền tảng

• Khuyến mãi theo đơn

Công thức tính số ly hòa vốn

Số ly hòa vốn = Tổng chi phí cố định ÷ Lãi góp trung bình mỗi ly

Trong đó:

Lãi góp mỗi ly = Giá bán thực thu − Chi phí biến đổi

Ví dụ:

• Giá bán thực thu: 32.000 đồng

• Chi phí biến đổi: 11.000 đồng

• Lãi góp: 21.000 đồng

• Chi phí cố định: 84 triệu đồng mỗi tháng

Số ly hòa vốn là:

84.000.000 ÷ 21.000 = 4.000 ly mỗi tháng

Nếu bán 30 ngày, quán cần khoảng:

4.000 ÷ 30 = 134 ly mỗi ngày

Con số này phải được so sánh với lưu lượng khách thực tế. Nếu khu vực chỉ có khả năng tạo 60-80 đơn mỗi ngày, mô hình chưa phù hợp.

Tính theo giá thực thu

Một ly niêm yết 39.000 đồng nhưng thường xuyên giảm giá có thể chỉ mang về 30.000 đồng hoặc thấp hơn.

Do đó, phải tính dựa trên số tiền thực nhận sau:

• Voucher

• Giảm giá

• Phí nền tảng

• Đồng tài trợ khuyến mãi

• Hoàn tiền

Dùng giá niêm yết để tính hòa vốn dễ tạo ra kết quả quá lạc quan.

Chuẩn bị thủ tục pháp lý

Lựa chọn hình thức đăng ký kinh doanh

Hộ kinh doanh thường phù hợp với quán nhỏ, cơ cấu sở hữu đơn giản và chủ quán trực tiếp quản lý.

Doanh nghiệp phù hợp hơn khi:

• Có nhiều người góp vốn

• Có kế hoạch mở chuỗi

• Cần phân chia tỷ lệ sở hữu

• Ký nhiều hợp đồng

• Muốn có cơ cấu quản trị rõ

Không nên lựa chọn chỉ dựa trên thủ tục ban đầu. Cần xem xét kế hoạch phát triển trong vài năm tiếp theo.

Chuẩn bị điều kiện an toàn thực phẩm

Cửa hàng đồ uống cần xây dựng điều kiện chế biến và bảo quản phù hợp, gồm:

• Nguồn nước bảo đảm

• Khu pha chế sạch

• Khu rửa hợp lý

• Dụng cụ dễ vệ sinh

• Tủ bảo quản hoạt động ổn định

• Nguyên liệu có nguồn gốc

• Quy trình kiểm soát hạn sử dụng

• Nhân viên tuân thủ vệ sinh cá nhân

Yêu cầu hồ sơ có thể khác theo loại hình và địa phương, vì vậy chủ quán nên kiểm tra trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền trước khai trương.

Thiết lập hồ sơ và sổ sách nội bộ

Nên lưu giữ:

• Hợp đồng mua nguyên liệu

• Hóa đơn, chứng từ

• Hồ sơ nhà cung cấp

• Phiếu kiểm tra nhập hàng

• Nhật ký vệ sinh

• Nhật ký nhiệt độ tủ

• Lịch bảo trì thiết bị

• Hồ sơ đào tạo nhân viên

• Biên bản xử lý hàng hết hạn

Ngoài ra, cần có hệ thống ghi nhận doanh thu, đối soát tiền mặt, chuyển khoản, đơn hủy và hoàn tiền.

Chọn mặt bằng phù hợp với khả năng tạo doanh thu

Tiêu chí đánh giá mặt bằng

Một địa điểm phù hợp cần trả lời được các câu hỏi:

• Khách mục tiêu có xuất hiện thường xuyên không?

• Biển hiệu có dễ nhìn không?

• Khách có thể dừng xe không?

• Có đủ chỗ để xe không?

• Tài xế giao hàng có dễ lấy món không?

• Điện nước có đáp ứng thiết bị không?

• Có bị hạn chế giờ hoạt động không?

• Khu vực có nguy cơ ngập không?

• Mặt bằng cần cải tạo bao nhiêu?

Mặt bằng tốt không phải nơi đông người nhất mà là nơi có thể tạo đủ số đơn để bù chi phí.

Kiểm tra chi phí ẩn

Ngoài tiền thuê, có thể phát sinh:

• Phí môi giới

• Phí quản lý

• Phí gửi xe

• Chi phí nâng điện

• Chi phí làm đường nước

• Chống thấm

• Sửa nhà vệ sinh

• Tiền thuê trong thời gian thi công

• Chi phí tháo dỡ khi trả mặt bằng

Một mặt bằng giá thấp nhưng phải cải tạo lớn có thể tốn hơn mặt bằng giá cao đã có sẵn hạ tầng.

Kiểm tra hợp đồng thuê

Các điều khoản cần xem kỹ:

• Thời hạn thuê

• Thời gian miễn tiền thuê để sửa chữa

• Chu kỳ tăng giá

• Mức tăng giá

• Điều kiện hoàn cọc

• Trách nhiệm sửa chữa

• Quyền treo biển

• Quyền cải tạo

• Điều kiện chấm dứt sớm

• Quyền sang nhượng

Nếu đầu tư nhiều vào thi công, thời hạn thuê cần đủ dài để thu hồi vốn.

Thiết kế quầy pha chế và hệ thống hạ tầng

Xây dựng luồng xử lý đơn

Luồng cơ bản nên đi theo thứ tự:

1. Nhận đơn

2. Xác nhận thanh toán

3. In phiếu

4. Lấy ly

5. Định lượng

6. Pha chế

7. Thêm topping

8. Đóng nắp

9. Kiểm tra

10. Giao món

Nếu nhân viên phải di chuyển qua lại nhiều lần giữa tủ mát, máy làm đá và khu đóng gói, tốc độ phục vụ sẽ giảm.

Phân chia khu vực chức năng

Quầy nên có:

• Khu nhận đơn

• Khu pha trà

• Khu pha chế lạnh

• Khu topping

• Khu đóng gói

• Khu rửa

• Kho khô

• Tủ mát

• Tủ đông nếu cần

• Khu bao bì

• Khu nhận hàng

• Khu rác tạm thời

Quán nhỏ không cần chia phòng riêng nhưng phải phân tách chức năng rõ ràng.

Kiểm tra điện nước

Trước khi thi công, cần lập danh sách thiết bị và tổng công suất.

Các yếu tố cần kiểm tra:

• Tổng tải điện

• Số ổ cắm

• Vị trí ổ cắm

• Aptomat riêng cho máy lớn

• Nguồn nước

• Hệ thống lọc

• Thoát sàn

• Vị trí máy làm đá

• Vị trí dàn nóng

• Khả năng vệ sinh phía sau máy

Không nên mua thiết bị rồi mới phát hiện hệ thống điện không đáp ứng.

Lập danh sách thiết bị theo menu và công suất

Thiết bị pha chế cơ bản

Danh sách có thể gồm:

• Bình hoặc máy ủ trà

• Nồi nấu topping

• Bếp điện

• Máy xay

• Máy định lượng đường

• Máy dập nắp

• Máy làm đá

• Tủ mát

• Tủ đông nếu cần

• Máy lọc nước

• Bình giữ nhiệt

• Cân điện tử

• Nhiệt kế thực phẩm

• Đồng hồ bấm giờ

Không phải quán nào cũng cần mua đầy đủ ngay từ đầu. Thiết bị nên được lựa chọn dựa trên menu, sản lượng và khả năng bảo trì.

Máy làm đá hay mua đá bên ngoài

Nên mua máy khi:

• Sản lượng đủ lớn

• Nguồn đá bên ngoài không ổn định

• Có đủ diện tích

• Hệ thống nước và thoát phù hợp

• Có khả năng vệ sinh máy định kỳ

Có thể mua đá ngoài khi quán mới thử nghiệm, sản lượng thấp hoặc ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, phải kiểm soát nguồn cung, chất lượng và điều kiện bảo quản.

Dụng cụ nhỏ cần chuẩn bị

• Ca đong

• Shaker

• Muỗng định lượng

• Rây lọc

• Bình bóp

• Khay topping

• Hộp thực phẩm

• Nhãn ngày mở

• Kẹp gắp

• Thùng đá

• Giá úp dụng cụ

• Khăn vệ sinh phân màu

• Thùng rác có nắp

• Kệ kho

Thiếu dụng cụ nhỏ khiến nhân viên dễ thao tác tùy ý, làm sai công thức và tăng thời gian xử lý.

Thiết bị bán hàng

Quán nên có:

• Máy tính tiền hoặc máy tính bảng

• Phần mềm bán hàng

• Máy in hóa đơn

• Máy in tem

• Két tiền

• Camera

• Thiết bị mạng

• Mã QR thanh toán

• Phương án dự phòng khi mất mạng

Phần mềm cần hỗ trợ món, topping, phân ca, nhiều hình thức thanh toán, hủy món, giảm giá và báo cáo doanh thu.

Chọn nguyên liệu và nhà cung cấp

Xác định danh mục nguyên liệu

Các nhóm chính gồm:

• Trà nền

• Sữa hoặc bột nền

• Đường

• Syrup

• Trân châu

• Thạch

• Pudding

• Foam

• Trái cây

• Mứt hoặc puree

• Bao bì

• Đá và nước

Menu càng dài, số mã nguyên liệu càng lớn, kéo theo tiền tồn kho và nguy cơ hết hạn tăng.

Tiêu chí chọn nhà cung cấp

Cần đánh giá:

• Hồ sơ nguồn gốc

• Hạn sử dụng

• Điều kiện bảo quản

• Sự ổn định giữa các lô

• Số lượng đặt tối thiểu

• Thời gian giao hàng

• Chính sách đổi trả

• Khả năng cung ứng cao điểm

• Điều khoản thanh toán

• Hỗ trợ kỹ thuật

Không nên chọn nhà cung cấp chỉ vì giá thấp.

Kiểm thử trước khi nhập số lượng lớn

Mỗi nguyên liệu phải được thử trong công thức thực tế.

Cần kiểm tra:

• Mùi vị

• Khả năng kết hợp

• Độ ổn định sau vài giờ

• Mức hao hụt

• Số phần tạo ra

• Chi phí mỗi ly

• Khả năng bảo quản sau mở bao bì

Nguyên liệu rẻ nhưng hao hụt cao chưa chắc có lợi hơn.

Chuẩn bị nguồn cung dự phòng

Với nguyên liệu cốt lõi, nên có phương án thay thế đã được thử trước. Không nên tự ý đổi nguyên liệu khi thiếu hàng vì có thể làm thay đổi hương vị, định lượng và giá vốn.

Xây dựng menu và chuẩn hóa công thức

Thiết kế menu ban đầu

Menu nên gồm:

• Nhóm trà sữa chủ lực

• Nhóm trà trái cây

• Một số món không sữa

• Topping phổ biến

• Một đến ba món đặc trưng

Một menu khoảng 15-25 món được chuẩn hóa tốt thường dễ vận hành hơn menu 50 món nhưng bán không đều.

Mỗi món mới làm tăng số nguyên liệu, không gian kho, thời gian đào tạo, khả năng nhầm lẫn và hao hụt.

Xây dựng món chủ lực

Món chủ lực cần:

• Dễ nhớ

• Hương vị rõ

• Dễ pha ổn định

• Biên lợi nhuận phù hợp

• Sử dụng nguyên liệu không quá biệt lập

• Có khả năng tạo khác biệt

Một món độc đáo nhưng mất quá nhiều thời gian pha có thể làm chậm cả quầy trong giờ cao điểm.

Chuẩn hóa công thức

Một công thức đầy đủ cần có:

• Tên món

• Size

• Lượng trà

• Lượng sữa

• Lượng đường

• Lượng đá

• Topping

• Thứ tự thao tác

• Dụng cụ

• Thời gian thực hiện

• Tiêu chuẩn thành phẩm

• Giá vốn

• Điều kiện bảo quản

Đơn vị đo nên thống nhất bằng gram, mililít hoặc số lần bơm đã được hiệu chuẩn.

Chuẩn hóa trà nền

Hương vị trà thay đổi theo:

• Loại trà

• Tỷ lệ trà và nước

• Nhiệt độ nước

• Thời gian ủ

• Chất lượng nước

• Kích thước mẻ

• Thời gian giữ sau pha

Công thức cần được thử trên đúng thiết bị sẽ sử dụng tại quán.

Tính giá vốn và định giá sản phẩm

Tính giá vốn từng ly

Công thức:

Giá vốn một ly = Nguyên liệu Topping Bao bì Đá, nước Hao hụt phân bổ

Ví dụ:

Nếu giá bán 35.000 đồng, tỷ lệ giá vốn là:

11.700 ÷ 35.000 × 100 = 33,4%

Tỷ lệ này chưa gồm tiền thuê, lương, điện nước và marketing.

Tính lại sau khuyến mãi

Nếu ly được bán thực tế với giá 29.000 đồng:

11.700 ÷ 29.000 × 100 = 40,3%

Khuyến mãi làm tỷ lệ giá vốn tăng dù công thức không thay đổi.

Định giá theo cấu trúc chi phí

Giá bán cần dựa trên:

• Giá vốn

• Chi phí cố định

• Phí nền tảng

• Thuế

• Mức giá thị trường

• Khả năng chi trả

• Giá trị cảm nhận

• Biên lợi nhuận

• Mức giá sau khuyến mãi

Có thể xây ba tầng giá:

• Món dễ tiếp cận

• Món chủ lực

• Món cao cấp

Không nên chỉ nhìn giá đối thủ rồi đặt thấp hơn.

Tính riêng đơn giao hàng

Đơn giao hàng có thêm:

• Phí nền tảng

• Bao bì tốt hơn

• Tem niêm phong

• Chi phí khuyến mãi

• Rủi ro hoàn đơn

• Rủi ro đổ vỡ

• Chi phí xử lý khiếu nại

Giá bán tại quầy và trên ứng dụng không nhất thiết có cùng hiệu quả tài chính.

Quản lý tồn kho và hao hụt

Phân khu bảo quản

Nguyên liệu cần được chia thành:

• Kho khô

• Tủ mát

• Tủ đông

• Khu bao bì

• Khu nguyên liệu đã mở

• Khu topping đã chế biến

Mỗi hộp cần ghi tên, ngày mở hoặc chế biến, hạn sử dụng nội bộ và người thực hiện.

Áp dụng nhập trước dùng trước

Lô mới không được che lô cũ. Khi nhận hàng cần kiểm tra:

• Số lượng

• Bao bì

• Hạn sử dụng

• Tình trạng hàng

• Nhiệt độ hàng lạnh

• Sai lệch so với đơn đặt

Xác định điểm đặt hàng lại

Công thức:

Mức đặt hàng lại = Lượng dùng mỗi ngày × Thời gian giao hàng Tồn kho an toàn

Ví dụ:

• Dùng 4 kg trân châu mỗi ngày

• Nhà cung cấp giao trong hai ngày

• Tồn kho an toàn 3 kg

Mức đặt lại:

4 × 2 3 = 11 kg

Khi kho còn 11 kg, cần đặt hàng.

Theo dõi hao hụt theo nguyên nhân

Hao hụt có thể đến từ:

• Pha sai

• Đổ vỡ

• Chế biến dư

• Hết hạn

• Bảo quản sai

• Tặng món không ghi nhận

• Chênh lệch kiểm kê

Mỗi khoản hao hụt nên có lý do. Nếu chỉ ghi tổng số, chủ quán không biết quy trình nào cần sửa.

Tuyển dụng và xây dựng quy trình vận hành

Xác định cơ cấu nhân sự

Các vị trí cơ bản gồm:

• Thu ngân

• Pha chế

• Chuẩn bị topping

• Đóng gói

• Phục vụ

• Vệ sinh

• Quản lý ca

Trong giờ thấp điểm, một người có thể kiêm nhiều vai trò. Trong giờ cao điểm, cần tách nhiệm vụ rõ ràng.

Tuyển theo khả năng tuân thủ

Ngoài kỹ năng, nhân viên cần:

• Đúng giờ

• Sạch sẽ

• Trung thực

• Làm theo công thức

• Bình tĩnh khi đông khách

• Giao tiếp rõ

• Có trách nhiệm với tiền và hàng

Kỹ năng pha chế có thể đào tạo, nhưng thái độ thiếu kỷ luật rất khó sửa.

Nội dung đào tạo

• Kiến thức sản phẩm

• Công thức

• Cách dùng thiết bị

• Quy trình vệ sinh

• Nhận và giao đơn

• Thanh toán

• Xử lý khiếu nại

• Hủy món, làm lại

• Kiểm kê

• Mở và đóng ca

Nhân viên phải thực hành và kiểm tra, không chỉ nghe hướng dẫn.

Quy trình mở ca

• Kiểm tra điện, nước

• Kiểm tra internet

• Kiểm tra máy móc

• Ghi nhiệt độ tủ

• Kiểm tra tiền đầu ca

• Kiểm tra nguyên liệu

• Chuẩn bị topping

• Vệ sinh quầy

• Cập nhật món tạm hết

Quy trình đóng ca

• Đếm tiền mặt

• Đối soát chuyển khoản

• Đối soát ứng dụng

• Ghi nhận đơn hủy

• Ghi nhận món làm lại

• Kiểm kê

• Ghi hao hụt

• Vệ sinh thiết bị

• Hủy nguyên liệu quá hạn

• Tắt điện nước

• Bàn giao ca

Kiểm soát giảm giá và hủy món

Mọi thao tác hủy, hoàn tiền, tặng món hoặc giảm giá phải có lý do, người thực hiện và người phê duyệt. Nếu không kiểm soát, thất thoát có thể bị che dưới hình thức khuyến mãi hoặc làm lại món.

Xây dựng thương hiệu và kế hoạch khai trương

Xác định định vị thương hiệu

Hãy trả lời:

• Quán phục vụ ai?

• Vì sao khách chọn quán?

• Quán nổi bật ở điểm nào?

• Khách nên nhớ điều gì?

Định vị càng rõ, menu, không gian và truyền thông càng dễ thống nhất.

Chuẩn bị bộ nhận diện tối thiểu

• Tên thương hiệu

• Logo

• Màu sắc

• Biển hiệu

• Menu

• Tem hoặc ly

• Đồng phục

• Hình ảnh mạng xã hội

• Cách đặt tên món

• Giọng điệu giao tiếp

Quán mới chưa nhất thiết phải in ly riêng số lượng lớn. Có thể sử dụng ly tiêu chuẩn kết hợp tem nhận diện để giảm áp lực tồn kho.

Lập kế hoạch marketing trước khai trương

• Tạo trang mạng xã hội

• Hoàn thiện thông tin địa điểm

• Đăng quá trình chuẩn bị

• Giới thiệu món chủ lực

• Chụp ảnh sản phẩm thật

• Mời khách dùng thử

• Thu thập phản hồi

• Thiết lập kênh đặt hàng

• Chuẩn bị kịch bản trả lời tin nhắn

Chọn chương trình khuyến mãi

• Mua một tặng một để tăng lượt thử

• Combo để tăng giá trị đơn

• Tặng topping để giới thiệu sản phẩm

• Mã lần sau để tăng tỷ lệ quay lại

• Ưu đãi giờ thấp điểm để phân bổ lượng khách

Không nên giảm giá toàn bộ menu trong thời gian dài.

Tính chi phí khai trương

Nếu tặng 300 ly có giá vốn 11.000 đồng:

300 × 11.000 = 3,3 triệu đồng

Ngoài ra còn có chi phí quảng cáo, nhân sự, bao bì, món làm sai và xử lý quá tải.

Khai trương đông khách nhưng phục vụ chậm có thể tạo đánh giá tiêu cực.

Chạy thử trước khi mở cửa chính thức

Tổ chức soft opening

Soft opening giúp kiểm tra:

• Thời gian nhận đơn

• Thời gian pha

• Tỷ lệ sai món

• Tỷ lệ làm lại

• Khả năng xử lý nhiều đơn

• Mức tiêu hao nguyên liệu

• Phản hồi về giá

• Phản hồi về hương vị

Mô phỏng giờ cao điểm

Nên thử các tình huống:

• Nhiều đơn cùng lúc

• Đơn nhiều topping

• Đơn tại quầy và ứng dụng

• Hết nguyên liệu

• Máy in lỗi

• Mất mạng

• Một nhân viên vắng

• Khách thay đổi yêu cầu

Mục tiêu là phát hiện điểm nghẽn trước khi phục vụ số lượng lớn.

Điều chỉnh dựa trên dữ liệu

Không nên thay đổi công thức chỉ vì một phản hồi đơn lẻ. Hãy tổng hợp những ý kiến lặp lại, xác định nguyên nhân rồi mới điều chỉnh.

Kế hoạch mở quán trong 90 ngày

Từ 90 đến 61 ngày trước khai trương

• Xác định khách hàng

• Chọn mô hình

• Khảo sát khu vực

• Phân tích đối thủ

• Lập ngân sách

• Tính điểm hòa vốn

• Tìm mặt bằng

• Nghiên cứu thủ tục

Từ 60 đến 31 ngày trước khai trương

• Ký hợp đồng thuê

• Thiết kế công năng

• Thi công điện nước

• Xây quầy bar

• Chọn thiết bị

• Chọn nhà cung cấp

• Thử nguyên liệu

• Phát triển menu

• Hoàn thiện nhận diện

Từ 30 đến 8 ngày trước khai trương

• Lắp thiết bị

• Chuẩn hóa công thức

• Tính giá vốn

• Cài phần mềm

• Tuyển nhân viên

• Đào tạo

• Viết quy trình

• Chụp ảnh sản phẩm

• Chuẩn bị truyền thông

Bảy ngày cuối

• Chạy thử thiết bị

• Mô phỏng giờ cao điểm

• Kiểm tra tồn kho

• Kiểm tra biển hiệu

• Kiểm tra thanh toán

• Chạy thử giao hàng

• Tổ chức soft opening

• Sửa lỗi

• Chốt lịch nhân sự

Các chỉ số cần theo dõi sau khai trương

Doanh thu và số đơn theo khung giờ

Dữ liệu này cho biết thời điểm đông khách, giờ thấp điểm và thời gian cần bổ sung nhân viên.

Giá trị đơn trung bình

Giá trị đơn trung bình = Tổng doanh thu ÷ Tổng số đơn

Chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả bán thêm topping, combo và sản phẩm bổ sung.

Giá vốn lý thuyết và thực tế

Nếu giá vốn thực tế cao hơn công thức, có thể do định lượng sai, chế biến dư, đổ vỡ, thất thoát hoặc hết hạn.

Tỷ lệ hủy và làm lại

Cần phân loại nguyên nhân:

• Thu ngân nhập sai

• Nhân viên pha sai

• Khách đổi ý

• Giao hàng làm đổ

• Chất lượng không đạt

Thời gian hoàn thành đơn

Đo từ lúc xác nhận đến lúc giao món. Điểm nghẽn có thể nằm ở thu ngân, topping, đóng gói hoặc máy in.

Tỷ lệ khách quay lại

Có thể theo dõi qua số điện thoại, chương trình thành viên, lịch sử phần mềm hoặc mã ưu đãi lần sau.

Những sai lầm cần tránh

Thuê mặt bằng trước khi tính hòa vốn

Hậu quả là quán phải gánh mức thuê vượt khả năng tạo doanh thu. Cách xử lý là xác định số ly hòa vốn và giới hạn tiền thuê trước khi ký hợp đồng.

Đầu tư quá nhiều vào trang trí

Không gian đẹp tạo ấn tượng nhưng không thay thế được sản phẩm và vận hành. Khi ngân sách hạn chế, nên ưu tiên quầy, điện nước, thiết bị, đào tạo và vốn lưu động.

Xây menu quá dài

Menu dài làm tăng tồn kho, hao hụt, thời gian đào tạo và nguy cơ sai món. Nên bắt đầu bằng nhóm sản phẩm đủ gọn để kiểm soát.

Không chuẩn hóa công thức

Khi mỗi nhân viên pha theo cảm giác, chất lượng và giá vốn sẽ biến động. Công thức cần định lượng rõ và kiểm tra thực hành.

Định giá theo đối thủ

Hai quán cùng bán 35.000 đồng chưa chắc có cùng lợi nhuận. Giá phải được tính theo cấu trúc chi phí của chính cửa hàng.

Phụ thuộc vào khuyến mãi

Khuyến mãi có thể tăng đơn nhưng không bảo đảm lợi nhuận hoặc tỷ lệ quay lại. Mỗi chương trình phải có mục tiêu và ngân sách rõ.

Không xây hệ thống kiểm soát

Nếu mọi việc phụ thuộc vào chủ quán, cửa hàng khó ổn định. Quy trình, phần mềm và báo cáo phải được thiết lập ngay từ đầu.

Checklist trước ngày khai trương

Pháp lý và tài chính

• Đã hoàn thiện đăng ký kinh doanh phù hợp

• Đã kiểm tra yêu cầu an toàn thực phẩm

• Đã tính điểm hòa vốn

• Đã chuẩn bị vốn lưu động

• Đã có quỹ dự phòng

• Đã chốt ngân sách khuyến mãi

Mặt bằng và thiết bị

• Hợp đồng thuê đã được kiểm tra

• Điện nước hoạt động ổn định

• Thiết bị đã chạy thử

• Phần mềm bán hàng hoạt động

• Camera và wifi ổn định

• Biển hiệu dễ nhìn

• Khu pha chế đã vệ sinh

Sản phẩm và nguyên liệu

• Menu đã chốt

• Công thức đã chuẩn hóa

• Giá vốn đã tính

• Giá bán đã kiểm tra

• Nguyên liệu có nguồn gốc

• Kho đã kiểm kê

• Bao bì đủ sử dụng

• Có phương án khi hết món

Nhân sự và vận hành

• Nhân viên đã đào tạo

• Lịch làm việc đã chốt

• Vai trò từng vị trí rõ

• Có checklist mở ca

• Có checklist đóng ca

• Có quy trình hoàn tiền

• Có quy trình xử lý khiếu nại

• Đã chạy thử giờ cao điểm

• Đã thử đơn giao hàng

Marketing

• Kênh mạng xã hội đã hoạt động

• Địa chỉ quán hiển thị chính xác

• Hình ảnh sản phẩm đã chuẩn bị

• Thể lệ khuyến mãi rõ ràng

• Nhân viên hiểu chương trình

• Có ưu đãi cho lần quay lại

Mở quán trà sữa là quá trình xây dựng một hệ thống gồm sản phẩm, tài chính, con người, thiết bị, quy trình và trải nghiệm khách hàng. Trước khi ký hợp đồng thuê, bạn cần biết tổng vốn đầu tư, chi phí cố định, lãi góp mỗi ly và số đơn hòa vốn mỗi ngày.

Sau đó mới lựa chọn mặt bằng, thiết kế công năng, mua thiết bị, phát triển menu, tuyển nhân viên và triển khai marketing. Trong toàn bộ quá trình, ba yếu tố không nên bỏ qua là vốn lưu động, giá vốn thực tế và hệ thống kiểm soát vận hành. Đây là nền tảng quyết định quán có thể tồn tại sau giai đoạn khai trương hay không.