7 sai lầm khi mới bắt đầu bán trà sữa ai cũng từng mắc

Sai lầm về nghiên cứu thị trường và định vị sản phẩm

Nhiều người khởi nghiệp bán trà sữa thường bỏ qua bước nghiên cứu thị trường, dẫn đến những quyết định sai lầm về sản phẩm và khách hàng mục tiêu.

Không phân tích đối thủ cạnh tranh kỹ lưỡng

Khi mở quán trà sữa, việc đầu tiên cần làm là khảo sát toàn bộ các đối thủ trong bán kính 2-3km. Nhiều chủ quán mới chỉ tập trung vào ý tưởng của mình mà quên mất rằng khách hàng đã có sẵn nhiều lựa chọn.

Theo nghiên cứu của Hiệp hội F&B Việt Nam (2024), 90% quán trà sữa thất bại không thực hiện phân tích SWOT đối thủ. Họ không biết giá bán, chất lượng, dịch vụ của đối thủ như thế nào, dẫn đến định giá và chiến lược marketing trà sữa không phù hợp.

Cách khắc phục: Tạo bảng so sánh chi tiết gồm 10-15 quán gần nhất, ghi chú giá cả, menu, điểm mạnh-yếu, giờ cao điểm. Từ đó xác định vị trí cạnh tranh và điểm khác biệt của mình.

Định vị sản phẩm mơ hồ không rõ ràng

Sai lầm phổ biến là muốn phục vụ "tất cả mọi người" thay vì tập trung vào nhóm khách hàng cụ thể. Kết quả là sản phẩm không có đặc trưng riêng, khó tạo ấn tượng với khách.

Bỏ qua nghiên cứu hành vi khách hàng địa phương

Mỗi khu vực có thói quen tiêu dùng trà sữa khác nhau về giờ giấc, sở thích vị, mức chi tiêu. Nhiều chủ quán áp dụng mô hình thành công ở nơi khác mà không điều chỉnh theo đặc thù địa phương.

Ví dụ, khu vực gần trường học thích trà sữa giá bình dân (25-35k), trong khi khu văn phòng ưa chuộng đồ uống cao cấp (45-65k). Việc không nắm rõ điều này khiến 70% quán mới phải điều chỉnh giá và menu sau 3-6 tháng đầu, gây tốn kém và mất lòng tin khách hàng.

Sai lầm trong lựa chọn địa điểm và tính toán chi phí

Địa điểm bán trà sữa quyết định 60% thành công của quán, nhưng nhiều người chọn dựa trên cảm tính thay vì phân tích dữ liệu cụ thể.

Chọn mặt bằng chỉ dựa vào giá thuê thấp

"Rẻ là tốt" - suy nghĩ này khiến nhiều chủ quán mới bắt đầu bán trà sữa chọn những vị trí xa trung tâm, ít người qua lại để tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng. Tuy nhiên, mặt bằng rẻ thường có lý do: giao thông bất tiện, thiếu khách hàng mục tiêu, hoặc cạnh tranh gay gắt.

Theo báo cáo thị trường F&B Q3/2024, quán trà sữa tại vị trí A (phố đông đúc) có doanh thu trung bình 180-250 triệu/tháng dù thuê mặt bằng 25-40 triệu. Trong khi vị trí C (hẻm sâu) chỉ đạt 40-80 triệu doanh thu với tiền thuê 8-15 triệu.

Không tính toán vốn vận hành đầy đủ

Đây là sai lầm tài chính nghiêm trọng nhất. Nhiều người chỉ chuẩn bị vốn mở quán trà sữa ban đầu (thiết bị, trang trí) mà quên tính chi phí vận hành 6-12 tháng đầu.

Chi phí ẩn thường bị bỏ sót:

1. Tiền thuê mặt bằng tiền cọc (thường 3-6 tháng)
2. Lương nhân viên giai đoạn doanh thu thấp
3. Chi phí marketing, quảng cáo tạo nhận diện
4. Nguyên liệu dự trữ và hao hụt trong quá trình học làm
5. Chi phí bảo trì thiết bị và sửa chữa bất ngờ
6. Tiền điện, nước, internet, bảo hiểm
7. Thuế và các khoản phí pháp lý

Kinh nghiệm từ 500 quán trà sữa cho thấy, vốn vận hành thực tế gấp 1.8-2.2 lần so với ước tính ban đầu của chủ quán mới.

Ký hợp đồng thuê mặt bằng thiếu kinh nghiệm

Hợp đồng thuê mặt bằng là yếu tố pháp lý quan trọng nhưng nhiều chủ quán mới không chú ý đến các điều khoản chi tiết. Kết quả là gặp rắc rối về giá thuê tăng đột biến, quyền chuyển nhượng, hoặc bị chấm dứt hợp đồng bất ngờ.

5 điểm cần kiểm tra kỹ:

1. Thời hạn thuê tối thiểu 3-5 năm để thu hồi vốn
2. Điều khoản tăng giá thuê hàng năm (không quá 5-8%)
3. Quyền chuyển nhượng hoặc cho thuê lại
4. Trách nhiệm sửa chữa, bảo trì của hai bên
5. Điều kiện chấm dứt hợp đồng sớm

Sai lầm về sản phẩm và chất lượng dịch vụ

Chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại, nhưng nhiều quán trà sữa mới mắc sai lầm nghiêm trọng ở khâu này.

Không có công thức chuẩn và quy trình sản xuất

Công thức trà sữa không ổn định là nguyên nhân khiến khách hàng không quay lại. Mỗi lần uống có vị khác nhau, đôi khi ngon, đôi khi dở, khiến khách mất niềm tin vào thương hiệu.

Nghiên cứu hành vi tiêu dùng cho thấy, 85% khách hàng sẽ không quay lại nếu chất lượng đồ uống không ổn định sau 2-3 lần thử. Ngược lại, những quán có quy trình chuẩn hóa sẽ có tỷ lệ khách quay lại 65-75%.

Giải pháp chuẩn hóa:

1. Ghi chép chi tiết từng công thức (tỷ lệ trà, sữa, đường, topping)
2. Sử dụng cốc đo chính xác, không pha theo cảm giác
3. Huấn luyện nhân viên theo quy trình thống nhất
4. Kiểm tra chất lượng sản phẩm định kỳ
5. Có sổ ghi chép phản hồi khách hàng để điều chỉnh

Chọn nguyên liệu kém chất lượng để tiết kiệm chi phí

"Tiết kiệm nguyên liệu" là sai lầm tài chính phản tác dụng. Nhiều quán sử dụng trà rẻ tiền, sữa pha bột, đường hóa học để giảm giá thành, nhưng lại mất khách hàng vì chất lượng kém.

Phục vụ chậm và thiếu chuyên nghiệp

Dịch vụ khách hàng kém là lý do khiến 40% khách hàng không quay lại dù sản phẩm ngon. Thời gian chờ đợi quá lâu, nhân viên thiếu nhiệt tình, không gian quán bừa bộn sẽ tạo ấn tượng xấu.

Tiêu chuẩn thời gian phục vụ trà sữa chuyên nghiệp: 3-5 phút cho đồ uống đơn giản, 5-8 phút cho đồ uống phức tạp. Quá 10 phút sẽ khiến khách hàng bực bội và có thể hủy đơn.

Sai lầm trong marketing và xây dựng thương hiệu

Marketing trà sữa hiệu quả cần chiến lược rõ ràng, không phải chỉ đăng bài Facebook hay phát tờ rơi bừa bãi.

Không có nhận diện thương hiệu thống nhất

Nhiều quán trà sữa mới bỏ qua tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu nhất quán từ tên gọi, logo, màu sắc đến phong cách phục vụ. Kết quả là khách hàng khó nhớ và phân biệt với đối thủ.

Các yếu tố cần thống nhất:

1. Tên quán dễ nhớ, dễ đọc, liên quan đến trà sữa
2. Logo đơn giản, nổi bật, nhận diện được từ xa
3. Màu sắc chủ đạo xuất hiện trên tất cả vật liệu
4. Font chữ và phong cách thiết kế đồng bộ
5. Slogan ngắn gọn, ấn tượng

Thống kê cho thấy, quán có nhận diện thương hiệu rõ ràng tăng trưởng khách hàng nhanh hơn 3.5 lần so với quán không có chiến lược branding.

Dùng social media marketing thiếu chuyên nghiệp

Facebook, Instagram, TikTok là kênh quảng cáo trà sữa hiệu quả, nhưng nhiều chủ quán sử dụng sai cách: đăng bài không đều đặn, nội dung nhàm chán, hình ảnh kém chất lượng.

Chiến lược social media hiệu quả:

1. Đăng bài đều đặn 1-2 bài/ngày vào giờ vàng (11h-13h, 19h-21h)
2. Nội dung đa dạng: giới thiệu sản phẩm, behind-the-scenes, khuyến mãi
3. Hình ảnh chất lượng cao, ánh sáng đẹp, góc chụp hấp dẫn
4. Tương tác tích cực với comment và message của khách
5. Hợp tác với influencer địa phương để tăng độ phủ sóng

Chạy khuyến mãi giảm giá liên tục

Khuyến mãi liên tục là bẫy khiến khách hàng chỉ mua khi có giảm giá, không tạo được giá trị thật cho thương hiệu. Nhiều quán nghĩ rằng giảm giá sẽ thu hút khách, nhưng thực tế lại làm giảm lợi nhuận và định vị thương hiệu.

Thay vì giảm giá 20-30% liên tục, nên áp dụng chương trình loyalty như tích điểm, mua 10 tặng 1, upgrade size miễn phí. Điều này tạo giá trị gia tăng mà không làm giảm giá trị sản phẩm trong mắt khách hàng.

Sai lầm về quản lý nhân sự và vận hành

Quản lý nhân viên hiệu quả là yếu tố quyết định chất lượng dịch vụ và chi phí vận hành của quán trà sữa.

Không đào tạo nhân viên bài bản

Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp là đầu tư cần thiết nhưng nhiều chủ quán bỏ qua để tiết kiệm chi phí. Nhân viên không được huấn luyện sẽ pha chế sai công thức, phục vụ thiếu nhiệt tình, xử lý tình huống kém.

Chương trình đào tạo cơ bản 7 ngày:

1. Ngày 1-2: Học các công thức pha chế cơ bản
2. Ngày 3: Thực hành kỹ năng phục vụ khách hàng
3. Ngày 4: Học quy trình vệ sinh và an toàn thực phẩm
4. Ngày 5: Thực hành xử lý khiếu nại và tình huống khó
5. Ngày 6-7: Kiểm tra thực tế và đánh giá năng lực

Chi phí đào tạo nhân viên ban đầu là 3-5 triệu/người, nhưng giúp giảm 60% tỷ lệ nghỉ việc và tăng 40% chất lượng dịch vụ.

Thiết lập quy trình vận hành không rõ ràng

Quy trình vận hành rõ ràng giúp quán hoạt động suôn sẻ ngay cả khi chủ quán không có mặt. Nhiều chủ quán mới chưa thiết lập được hệ thống, dẫn đến tình trạng lộn xộn, sai sót trong ca làm việc.

Quy trình vận hành chuẩn gồm:

1. Checklist mở cửa (kiểm tra thiết bị, nguyên liệu, vệ sinh)
2. Quy trình nhận và xử lý đơn hàng
3. Cách thức báo cáo doanh thu cuối ca
4. Quy trình đóng cửa và bảo quản thiết bị
5. Cách xử lý các tình huống đặc biệt

Phân ca và quản lý lương thưởng không hiệu quả

Quản lý ca làm việc kém hiệu quả khiến chi phí nhân công tăng cao trong khi chất lượng phục vụ giảm. Nhiều quán sắp xếp ca theo cảm tính, không dựa trên dữ liệu lưu lượng khách thực tế.

Phân tích dữ liệu 200 quán trà sữa cho thấy, giờ cao điểm thường là:

• Sáng: 7h-9h (đi làm/đi học)
• Trưa: 11h30-14h (nghỉ trưa)
• Chiều: 15h-17h (tan học)
• Tối: 19h-21h30 (giải trí)

Sắp xếp 2-3 nhân viên trong giờ cao điểm, 1 nhân viên giờ thấp điểm sẽ tối ưu chi phí và chất lượng phục vụ. Chế độ lương thưởng nên gắn với KPI cụ thể như doanh thu ca, số đơn hàng, đánh giá khách hàng.

Khởi nghiệp bán trà sữa thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ nghiên cứu thị trường, lựa chọn địa điểm, đến quản lý vận hành chuyên nghiệp. Tránh được 7 sai lầm trên sẽ giúp tăng 80% cơ hội thành công. Hãy bắt đầu với kế hoạch chi tiết và quyết tâm học hỏi không ngừng để xây dựng thương hiệu trà sữa bền vững.